Como é feito o fechamento da folha de pagamento com o Zehnk?

Eduardo Blitchster (*) é gerente de uma empresa que presta serviços de backoffice e processa o fechamento da folha de pagamento de diversas companhias presentes no ranking das TOP 1000 empresas brasileiras de 2019.

Sua equipe é responsável por um alto volume de atividades, sendo grande parte delas operacionais e que precisam seguir um mesmo padrão de execução.

Veja alguns exemplos de atividades das folhas de pagamento processadas pela equipe:

• Levantamento de Férias Vencidas
• DIRF: processamento e conferência
• Benefícios: processamento, envio e recarga
• Envio ao Financeiro para pagamento da Folha
• Levantamento de encargos e conjunto contábil

Com isso, Eduardo e seus líderes passavam muito tempo criando, populando, atualizando e controlando planilhas com as tarefas de cada cliente, atribuindo-as para os analistas responsáveis, ao invés de controlar e otimizar o processo de fechamento da folha de pagamento, em si.

Além disso, a falta de visibilidade do trabalho dificultava responder algumas perguntas simples:

• a atividade X está com quem?
• há alguma tarefa importante atrasada?
• colaborador Y faltou… que atividades estão com ele para repassar para colaborador Z?

Consequentemente, a previsibilidade era quase nula.

Assim, uma pergunta fundamental para uma boa gestão, era praticamente impossível de ser respondida:

• há algo importante com alto risco de atrasar?

Nesse cenário, de vez em quando ocorriam atrasos — e insatisfações dos clientes.

A solução de curto prazo?

Fazer horas-extras para “correr atrás do prejuízo”, sobrecarregando a equipe e onerando os custos administrativos.

Como fazer o fechamento da folha de pagamento com o Zehnk?

Ciente de que esse modus operandi tem pouca sustentabilidade no médio e longo prazo, pois invariavelmente leva a alta rotatividade de funcionários e a custos acima dos desejados, Eduardo resolveu fazer o fechamento da folha de pagamento no Zehnk, com apoio do método Lean Office.

O primeiro passo foi dar visibilidade às tarefas numa plataforma colaborativa de trabalho.

Assim, as atividades foram migradas da planilha de controle para diversos processos de trabalho no Zehnk.

Cada processo de fechamento de folha de pagamento foi detalhado com as atividades necessárias para sua execução.

E cada atividade foi mapeada com um responsável e data de fim.

Tudo acessível via web, para todos os integrantes da equipe.

Pronto, apenas com essa mudança da ferramenta de controle (da planilha para o Zehnk), já é possível responder instantaneamente, em tempo real, às duas primeiras perguntas:

• a atividade X está com quem?
• tem alguma tarefa importante atrasada?

Com os recursos oferecidos pela ferramenta, Eduardo e seus líderes também podem facilmente visualizar o que há pela frente, como está a distribuição de atividades entre o time e que decisões devem tomar para balancear melhor a carga de trabalho.

Além disso, agora podem focar no mais importante: uma gestão proativa, que antecipa eventuais crises e atua antes delas acontecerem.

Isso porque hoje conseguem responder a esta pergunta:

• tem algo importante com alto risco de atrasar?

Após o treinamento inicial com o time, implantamos uma reunião diária (Daily Scrum), para acompanhar nosso avanço em direção ao objetivo da implantação, respondendo a estas 3 perguntas:

• O que eu fiz hoje que ajudou a atingir a meta?
• O que eu farei amanhã para ajudar a atingir a meta?
• Há algo que me impeça no atingimento da meta?

Em tempos de home office compulsório, recomendamos fortemente que você adote esta prática. (Entenda a definição correta de uma daily scrum.)

Por falar em home office, uma funcionalidade que tem ajudado muito no fechamento das folhas de pagamento de forma remota são as conversas no Zehnk.

Por meio delas, você envia mensagens a colegas de trabalho dentro de uma atividade ou tarefa.

O colega recebe uma notificação no próprio Zehnk (e por e-mail, se desejar) e pode responder diretamente na própria atividade, organizando e agilizando a comunicação.

Toda a interação fica registrado como histórico de execução da atividade, o que pode servir como base para auditorias, por exemplo.

Passada essa primeira fase de acompanhamento da implantação, adotaremos retrospectivas periódicas para avaliar as lições aprendidas e implementar a melhoria contínua do processo.

Traremos novidades em breve.

Conte com a Zehnk

Somos uma empresa brasileira, com suporte e atendimento nacional.

Estamos com um programa especial de apoio às empresas devido à pandemia do novo Coronavírus (COVID-19): uso gratuito do Zehnk para até 20 usuários por 3 meses.

Você quer fazer home office com sua equipe e ter o apoio do time da Zehnk? Entre em contato conosco (team@zehnk.com) e ajudamos a tornar sua planilha e seu processo pronto para o trabalho remoto!. As vagas são limitadas.

(*) nome fictício. Sua identidade e informações das imagens foram alteradas por sigilo profisional.