Como obter sucesso em Projetos Extremos?

Um bom plano e um escopo de trabalho bem definidos é algo sempre bom de termos antes de iniciarmos um novo projeto. Uma definição clara do produto final a ser alcançado também. Infelizmente esta não é a realidade hoje e duvido que tenha sido algum dia, apesar das ilusões sobre o tema. O fato é que a tecnologia e a velocidade com que as prioridades mudam nos trouxe uma realidade angustiante onde não conseguimos nem mesmo definir o que queremos no final de uma jornada que chamamos de projeto. Ou melhor, definimos sim, mas redefinimos o tempo todo e por vezes nem nos damos conta disso. O caso é mais grave quando tratamos de projetos extremos ou projetos muito complexos, multibilionários e com dúzias de interessados (os chamados stakeholders) com opiniões e agendas contraditórias. Nestes casos escopo, orçamento e plano serão mudados constantemente.

O problema é aceitarmos isso. Entendermos isso. Admitirmos que este é o jogo e estas são as regras ao invés de ficarmos fingindo que será diferente. Portanto, Como obter sucesso em Projetos Extremos? é uma tentativa de organizar as ideias é ações que já deram certo em projetos altamente complexos e, quem sabe, ajudar o leitor a entender como, em alguns casos, apesar de tudo parecer estar dando errado, no final, dá certo.

Um bom começo

Se você trabalha com métodos ágeis para gerenciamento de processos e projetos, o seu time está motivado e tem poder para tomada de decisão, profundo conhecimento de planejamento, riscos e especialistas no assunto em questão já será um bom começo. Mas ao enfrentar um projeto extremo, com diversos atores, multifatores influenciadores e alta complexidade os ingredientes acima serão apenas isso: bons ingredientes. Mas para completar o preparo deste ‘banquete’ você precisará de muito mais do que bons ingredientes.

Então, o que estaria faltando?

 

Abordagem Dinâmica

Em projetos altamente complexos, multibilionários em com muita coisa em jogo a mudança constante será a regra do jogo. E mais, a tomada de decisão será difícil e postergada até ser quase tarde demais, o que acarretará mudanças de planejamento e revisões de escopo intermináveis. Se você tentar utilizar um método tradicional de gerenciamento de projeto produzirá uma série de relatórios e produtos que nascerão obsoletos. Jornal velho de notícia errada, porque nesses casos, como diria um velho político brasileiro referindo-se ao nosso país, nem o passado é certo.

A Abordagem Dinâmica (nome autoexplicativo apenas para dar um nome para este método de abordar situações complexas) consiste em três estratégias essenciais para estes casos. Não são as únicas, mas são essenciais: Capacidade Adaptativa, Comunicação e Transparência e ter as Pessoas Certas. Nos próximos parágrafos tento explicar um pouco o que quero dizer com cada uma destas estratégias essenciais.

 

Capacidade Adaptativa

Assim como a areia no deserto, os negócios e os projetos estão em constante mudança. Principalmente os complexos como vimos acima. O grande desafio hoje é a capacidade de mudar de forma ágil e eficaz. Fazer as transformações necessárias em tempo, tomar as decisões certas rapidamente. Eu sei, é mais fácil falar do que fazer. Por isso você precisa ter um método, um sistema de trabalho que já esteja preparado para a mudança, de forma constante e consistente. Isso é o que chamamos de Capacidade Adaptativa.

Métodos ágeis para gerenciamento de projetos, ferramentas colaborativas e integradas, time com mente aberta para mudanças são cruciais nesta nova forma de abordar as coisas no ambiente de trabalho. Não há espaço para retrabalho ou ineficácia. Ineficiência pode até ser necessária, mas a ineficácia não será perdoada. Você precisa estar preparado para a mudança constante antes que ela seja imperativa.

Mas como assim a ineficiência será, talvez, necessária? Isso vai contra o que aprendemos nas escolas de negócio. Fazer mais com menos, essas coisas – diria o leitor mais atento. Pois bem, o fato é que vivemos em um mundo exageradamente otimizado onde a eficiência financeira seja, talvez, o principal direcionador das grandes decisões, inclusive nos projetos mais complexos. E não só acreditamos que o nosso escopo está bem definidos e que as mudanças serão apenas cosméticas ou de menor impacto, como esquecemos do acaso, ignoramos riscos porque não sabemos muito bem lidar com eles. Ineficiência, neste caso, é margem de manobra financeira. Contingência, se você preferir uma palavra mais, digamos, corporativamente correta. Só não confunda este pecado da gestão com o conhecido coeficiente de medo porque este pode inviabilizar projetos, mas é assunto para outro artigo.

 

Comunicação e Transparência

Manter todos informados e atualizados com as questões mais relevantes, usando canais apropriados e apresentando os resultados nos prazos certos é um constante desafio em projetos altamente complexos e dinâmicos. Para não parecer notícia de jornal velho é preciso agilidade. Para não perder oportunidades de tomada de decisão em tempo de fazer a diferença é preciso antecipar-se aos problemas. Para que riscos sérios e com grande potencial de danos sejam tratados e resolvidos em tempo hábil é preciso que sejam identificados, comunicados com transparência e para os públicos certos, no tempo certo e no formato certo.

Comunicação é o coração de qualquer projeto. E quanto mais complexo, mais extremo, mais importante esta disciplina se torna. E a transparência deve ser uma política da empresa ou do projeto. A máxima de que informação é poder pode acabar com um projeto. A falta da comunicação está na raiz da grande maioria dos grandes fracassos. Em grandes projetos a transparência é irmã da credibilidade e esta fará a diferença na hora que você precisar levar um alerta crucial para uma tomada de decisão e/ou mudança de rumo.

Aqui uma ferramenta de gestão, eficaz, flexível, dinâmica e de fácil uso é fundamental para o sucesso desta estratégia. Com a ferramenta certa em mãos você mantém todos informados, toma decisões rápidas, acompanha as mudanças e mantém o controle de todos os aspectos necessários para o sucesso do projeto. O fácil uso e a flexibilidade são fundamentais para que seja efetivamente uma ferramenta de trabalho e não mais um sistema de monitoramento do trabalho dos outros que ninguém usa direito e acaba não servindo para nada.

 

As Pessoas Certas

Aqui é importante deixar claro uma coisa: você não precisa das melhores pessoas. Você precisa das pessoas certas. Você não precisa apenas, como gostam de dizer os mestres da administração, fazer as coisas certas e fazer certo as coisas. Você precisa fazer isso tudo com as pessoas certas. E quem são as pessoas certas? São aquelas que acreditam em você e nos seus objetivos. Acreditam no projeto e nos resultados esperados deste. Pessoas que compartilham a sua visão e estão dispostas a irem além do que acham que são capazes. Pessoas dispostas a crescer com você.

Quando fala-se em pessoas hoje em dia, muitas vezes ouço frases como: – preciso definir o conjunto de skills certos para este projeto. Eu não acredito em skills ou seja lá qual for a tradução para o português desta palavra. Eu acredito em pessoas. E não importa que não sejam as melhores. Se acreditarem em você e no projeto serão as melhores para o projeto. É fundamental também aqui entender o perfil comportamental de cada um. Porque no dia-a-dia são pessoas lidando com pessoas. E elas precisam conviver bem. E orquestrar isso em um projeto complexo é o principal papel de um líder. É onde ele ganha ou perde. Se você tem isso, essa mistura, você é um líder ou tem no seu time um líder e este é um passo fundamental para vencer as incertezas que virão, e não serão poucas.

Muitas vezes esquecemos que, assim como nós, cada um no time tem um passado e problemas pessoais que não fazemos a menor ideia. Não sabemos se a analista júnior chegou ao trabalho depois de brigar com irmão, pai, mãe ou namorado. Não sabemos se tem algum medo, insegurança ou trauma que a impede de se expressar melhor. Colocar-se no lugar do outro é o primeiro passo para transformar um grupo em um time. O nome disso é empatia. Se você tem as pessoas certas no seu projeto elas terão um grau elevado de empatia.

Sucesso?

O sucesso, aqui como sendo o atingimento dos resultados esperados e compartilhados pelo time, de forma constante e em projetos extremos só é possível com um grupo de pessoas apaixonadas pelo que fazem. Ela traz a persistência diante dos constantes erros, fracassos, mudanças de rumo e outros percalços que acompanham qualquer sucesso. Ela é que mantém as pessoas buscando crescer e expandir suas habilidades porque acreditam que estão envolvidas em algo maior do que elas mesmas.

Os erros e problemas serão companhia constante. E, quando acontecerem, entra em cena o líder que precisa lembrar do seguinte:

• Não tente descobrir a solução, as pessoas do seu time sabem o que deu errado;
• Elas também sabem o que precisa ser mudado;
• E mais, sabem como mudar.

Portanto, o seu papel como líder é:

• Manter-se atento e escutar as pessoas certas;
• Tomar as decisões adequadas para mudar o rumo ou influenciar quem pode tomar estas decisões;
• Abrir o caminho, principalmente, evitando que outros atrapalhem aqueles que sabem o que precisa ser feito.

Para chegar ao fim de um Projeto Extremo é preciso saber relevar, ouvir e, como um pai na educação do filho, saber ser firme, porém gentil; e, principalmente, apreciar a jornada porque será longa e cansativa, mas recompensadora. Por que projetos fracassam? Atrasam, ficam mais caros, não terminam e por que, quando ninguém acredita que dará certo, de repente tudo acaba bem? Talvez porque tudo o que está escrito acima, apesar dos milhares de livros e institutos que pesquisam o tema, ainda é mais arte do que ciência e na arte duas coisas fazem diferença: convicção e paixão.